e-administracja czy e-fikcja?

Jesteśmy bombardowani informacjami o informatyzacji urzędów. Jeżeli wierzyć medialnym doniesieniom, niebawem przez internet załatwimy wszystko. Każda procedura administracyjna będzie dostępna on-line. Wycieczki do urzędów przejdą do historii. Lada dzień będziemy społeczeństwem nowoczesnym, szybkim i cyfrowym.

Licencja za 300 zł
Jako zdeklarowany zwolennik internetu postanowiłam sprawdzić, jak to wygląda na naszym, sochaczewskim podwórku. Oczami wyobraźni widzę siebie w słoneczny dzień na placu Kościuszki. Siedzę na ławce z laptopem na kolanach. Korzystam ze znajdującego się tam bezprzewodowego internetu i załatwiam sprawy urzędowe.
Informacje o perspektywie stworzenia e-urzędu zaczęłam zbierać na najwyższej półce. Udałam się na rozmowę z sekretarzem miasta Andrzejem Wierzbickim. Szybko okazało się że sprawa wygląda i dobrze, i źle.
- Od 2004 roku udostępniamy mieszkańcom karty informacyjne zawierające szczegółowy opis sposobu załatwiania spraw w urzędzie miejskim oraz formularze wniosków w tych sprawach. Można je znaleźć na stronie www.sochaczew.pl i na naszej stronie Biuletynu Informacji Publicznej: www.sochaczew.bip.org.pl - powiedział. - Umożliwiają one złożenie dokumentu pocztą e-mail, opatrzonego podpisem elektronicznym i w formie nieuwierzytelnionej.
Podobnie jak większość osób które znam, nie mam podpisu elektronicznego.
- Zainteresowanie skorzystaniem z możliwości złożenia pisma z podpisem elektronicznym jest znikome. Uzyskanie podpisu jest nie dość, że skomplikowane, to jest jeszcze drogie - mówi Andrzej Wierzbicki. - Przy założeniu, że statystyczny mieszkaniec Sochaczewa korzysta z usług administracji kilka razy w roku, średnia rynkowa cena rocznej licencji podpisu, czyli około 300 zł, wydaje się bardzo wysoka.
Faktycznie, do urzędu chodzę rzadko. Przy optymistycznym założeniu, że w ciągu roku będę musiała załatwić trzy sprawy wymagające złożenia pisma, 100 zł za „wizytę” to bardzo dużo.
- Dla przeciętnej osoby byłaby to najdroższa forma komunikacji z urzędem. Myślę, że do chwili obecnej był to jeden z ważniejszych powodów powstrzymujących rozwój administracji z zastosowaniem usług teleinformatycznych - potwierdza Andrzej Wierzbicki.
e-PUAPka?
Szansy zaczynam upatrywać w tzw. profilu zaufanym. Nie do końca wiem, na czym on polega, ale jest bezpłatny. Mają go głównie urzędnicy, informatycy i prowadzący działalność gospodarczą. Na terenie całej Polski osoby prywatne stanowią tysięczny ułamek procenta. W Sochaczewie założyło go dotychczas 25 osób.
- Jest to system uwierzytelniający autora korespondencji elektronicznej. Działa w oparciu o stronę internetową ePUAP (Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej). W zamyśle miał zastąpić niedogodności związane z e-podpisem, ale jako system nowy, nie jest jeszcze rozpowszechniony - wyjaśnia Andrzej Wierzbicki.
Profil zaufany ma m. in. informatyk z urzędu Katarzyna Radzymińska.
- Moim zdaniem dla osoby, która ma niezbyt częsty kontakt z komputerem założenie profilu jest dość skomplikowane. Poza tym, po jego założeniu trzeba go potwierdzić w Urzędzie Skarbowym - mówi.
Wchodzę na stronę ePUAP. Zakładam konto i loguję się. Przypomina to trochę zakładanie poczty mejlowej. Wchodzę w zakładkę profilu zaufanego. W pierwszej kolejności chciałabym skorzystać z jakichś wskazówek. Okazuje się, że procedur i instrukcji umieszczono aż dziewięć. Klikam na pierwszą. Bardzo długo się otwiera. Nic dziwnego, ma aż 72 strony. Rezygnuję z czytania i idę na żywioł.
Wpisuję kolejne wymagane dane: imię, nazwisko, PESEL i adres e-mail. Pojawia się komunikat o konieczności wpisania kodu. Liczę na to, że „wyskoczy” gdzieś na ekranie. Zakładam, że skoro nic się nie dzieje, pewnie przesłali go na moją skrzynkę mejlową. Otwieram nowe okno i sprawdzam pocztę. Faktycznie, mam wiadomość z ePUAPU. Wpisuję kod i rejestracja jest zakończona. Zajęła mi około 20 minut.
Następnego dnia idę do urzędu skarbowego. Potwierdzam wniosek i zostaję pełnoprawnym, cyfrowym petentem.
Zwykłym mejlem
Problem polega na tym, że w zasadzie nie mam pomysłu na żadną sprawę, którą mogłabym poprowadzić on-line. Mój kontakt z urzędem ogranicza się do opłacania podatku od nieruchomości. Nie prowadzę działalności gospodarczej, nie mam działek, nie planuję wycinki drzew czy innych tego typu przedsięwzięć.
- W związku z brakiem upowszechnienia się podpisu elektronicznego nasz urząd oferuje inne, niż elektroniczna skrzynka podawcza na ePUAP, formy kontaktu. Na przyklad z powodzeniem funkcjonuje pobieranie formularzy ze stron urzędu, które mogą być, po wypełnieniu, wysłane drogą elektroniczną lub wydrukowane, a następnie dostarczone zwykłą pocztą, czy też osobiście przez klienta - mówi Andrzej Wierzbicki. - Z myślą o interesantach uruchomiliśmy kilkadziesiąt adresów mejlowych przypisanych do poszczególnych komórek organizacyjnych urzędu. W ten sposób otrzymujemy wiele pytań od mieszkańców. Poczta jest sprawdzana na bieżąco. Pracownicy ratusza udzielają wskazówek i odpowiadają na nadesłane pytania.
Obecnie jest to jedyna upowszechniona forma komunikacji elektronicznej z urzędem. Poza tym, korzystając ze wspomnianych kart informacyjnych, można zaoszczędzić sobie błądzenia po budynku. Otrzymuje się wyczerpującą informację, do jakiego pokoju należy się udać, jakie formularze wypełnić itd. Zasadą jednak jest, że aby sprawa mogła być formalnie prowadzona i zakończona, wniosek ją rozpoczynający musi być opatrzony podpisem (tradycyjnym, e-podpisem lub profilem zaufanym). W nielicznych przypadkach przepisy pozwalają na odstąpienie od tego wymogu, np. uwagi i wnioski w postępowaniu środowiskowym mogą być składane niepodpisaną pocztą elektroniczną, ale są to rzadkie wyjątki - wyjaśnia Andrzej Wierzbicki.

Tradycja kontra nowoczesność
Wspomniane wizyty w urzędzie nieprędko przejdą do historii. Nawet mając profil zaufany nie da się załatwić wszystkiego. Przeszkodą jest między innymi „biblia” wszystkich urzędników: Kodeks postępowania administracyjnego.
- Niektórych, bardziej złożonych spraw nie da się formalnie doprowadzić do końca bez osobistego stawiennictwa zainteresowanych stron w urzędzie. Na przykład trudno byłoby sobie wyobrazić „elektroniczne” przesłuchanie świadków, dokonanie oględzin czy przeprowadzenie rozprawy administracyjnej. Ponadto przepisy przewidują w pewnych sprawach wyłącznie osobiste stawiennictwo stron lub też wymagają tradycyjnej (papierowej) formy dla sporządzanych dokumentów. Przykładem może być tu wyrobienie dowodu osobistego i większość spraw załatwianych w urzędzie stanu cywilnego. Nie można też pominąć utrwalonych przyzwyczajeń naszych interesantów, którzy często przed wniesieniem sprawy, mają potrzebę porozmawiania z urzędnikiem - mówi Andrzej Wierzbicki.
Nawet jeżeli mogłabym załatwić sprawę on-line, w niektórych przypadkach byłoby to absurdalne. Zamiast ubiegać się o wydanie odpisu aktu urodzenia przez ePUAP, wolałabym iść po prostu do Urzędu Stanu Cywilnego. Odpisy wydawane są od ręki. Jeżeli nie ma kolejki, trwa to do 10 minut. Podobnie jest w wielu innych sprawach.

Cyfryzacja naszego społeczeństwa trwa od około 5 lat. Jak na razie podpis elektroniczny czy profil zaufany nie spowodowały przełomu w tym zakresie. Tymczasem rząd planuje wprowadzenie dowodów osobistych z identyfikacyjnymi czipami. Do trzech razy sztuka?
Agnieszka Poryszewska